مرکز تخصصی مدیریت MBA ایران

علمی -خبری - تحلیلی

اثر بخشی سازمانی

 

اهمیت اثر بخشی سازمانی

پاسخ تئوری سازمان به این سؤال که چه چیزی یک سازمان را اثر بخش می­سازد؟ این است که ساختار صحیح، سازمان را اثر بخش می کند.

روشی که ما به وسیله آن افراد و مشاغل را با هم ترکیب کرده و قوانین و روابط حاکم بین آنها را تعریف می کنیم، عامل مهمی در موفقیت یا عدم موفقیت سازمانها محسوب  می شود. سازمانها محسوب می شود.

تئوری سازمان به عنوان یک رشته، نوعی از ساختار سازمانی که اثر بخشی را موجب شده و یا اینکه آنرا بهبود می دهد تبیین می کند.

در جستجوی یک تعریف

اثر بخشی به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان به اهدافش محقق می سازد، تعریف شده بود. که این هدف بقاء است.

حتی هدف بقاء که تقریباَُُ همگی به مهم بودن آن اتفاق نظر دارنددر شرایطی ممکن است به عنوان ضابطه اثر بخشی از اعتبار بیفتد .


امروزه محققین متفق الرأیند که (سنجش) اثر بخشی مستلزم معیارهای چندگانه ای است که وظایف مختلف سازمانی را بر اساس ویژگی های مختلفی مورد ارزیابی قرار دهد و همچنین در اثر بخشی سازمانی هم به وسایل و امکانات (فرآیند ) باید توجه نمود و هم به نتایج حاصله.

 

انواع رویکرهای اثر بخش:

رویکرد نیل به هدف:

چنین اظهار می دارد که اثر بخشی سازمانی باید بر حسب میزان تحقق اهداف آن، نه وسایل یا امکانات (فرایندها) بکار گرفته شده برای دستیابی به اهداف، سنجیده شود.

 

مفروضات رویکرد نیل به هدف:

‌رویکرد نیل به هدف چنین فرض می کند که سازمانها، پدیده هایی عقلائی بوده و در پی تحقق هدفند.

1-     اولاً: اینکه سازمانها باید اهداف نهائی داشته باشند.

2-     ثانیاً: اینکه این اهداف بایستی مشخص بوده و برای اینکه بخوبی درک شوند باید تعریف شوند.

3-     ثالثاً: اهداف باید در حد امکان قابل کنترل و اداره باشند.

4-     رابعاً: ‌روی اهداف باید اجماع یا توافق عمومی صورت گرفته باشد.

5-     نهایتاً اینکه: پیشرفت به سوی این هدف باید قابل اندازه گیری باشد.

 

رویکرد نیل به هدف در عمل

به محض تعیین اهداف،‌ضروری است ابزار سنجش تحقق این اهداف نیز تدارک دیده شوند تا چگونگی دستیابی به این هدف نیز بخوبی روشن گردند.

رویکرد نیل به هدف بیشتر در مدیریت بر مبنای هدف تجلی پیدا می کند. مدیریت بر مبنای هدف، فلسفه شناخته شده ای در مدیریت است که درآن، سازمان و اعضاء بر اساس چگونگی تحقق اهدافی که سرپرستان و زیردستان بطور مشترک آنها را تعیین نموده اند مورد ارزیابی قرار می گیرند.

اهدافی که در مدیریت بر مبنای هدف تعیین می شوند، ملموس، قابل تحقق و سنجش پذیر هستند. شرایطی که این اهداف می­توانند در آن محقق شوند نیز مشخص می­گردند.

مدیریت بر مبنای هدف را می توان ابزاری برای تشخیص اثر بخشی در رویکرد نیل به هدف دانست.

 

مسائل و مشکلات رویکرد نیل به هدف

1-   رویکرد نیل به هدف، اجماع در اهداف را فرض می کند. با توجه به چند گانگی اهداف و منافع متفاوت و گوناگون در سازمان و همچنین تا زمانیگه اهداف در قالب عبارات و اصطلاحات مبهم و نا مشخص بیان می شوند و همینطور با عنایت به اینکه افراد در سازمان، اهداف را بر مبنای منافع شخصی خود تعبیر و تفسیر می کنند، اجماع در اهداف میّسر نیست.

2-     در خیلی از سازمانها، اهداف، رفتار سازمانها را جهت نمی دهند.

3-     سازمانها ممکن است اول عمل نمایند و سپس به تنظیم هدف بپردازند تا آنچه را که رخ داده توجیه نمایند.

بیانه­های رسمی اهداف، یک داستان ساختگی است که سازمان به منظور توجیه و عقلایی جلوه دادن حیاتش برای مخاطبین ویژه خود، آنها را مورد استفاده قرار می دهد.

 

فایدة عملی رویکرد نیل به هدف برای مدیران

اعتبار این اهداف می تواند با عنایت به موارد ذیل افزایش یابد. (1) حصول اطمینان از اینکه اطلاعات اولیه، جهت تدوین اهداف رسمی از همه افراد ذینفع دریافت شده است و لواینکه افراد در کادر مدیریت عالی جایی نداشته باشند. (2) دریافت اهداف واقعی از طریق مشاهده رفتار واقعی اعضاء (3) مشخص نمودن اینکه سازمانها، هم اهداف کوتاه مدت و هم اهداف بلند مدت را دنبال می کنند. (4) تأکید روی اهداف ملموس، تحقق پذیر و قابل سنجش، بجای تکیه بر بیانیه های مبهم که فقط آینه تمام نمای انتظارات سازمانی است. (5) در نظر گرفتن اهداف به عنوان پدیده هایی پویا که در طی زمان دستخوش تغییر می شوند بجای اینکه به عنوان عباراتی ثابت ولایتغیر مد نظر قرار گیرند.

 

رویکرد سیستمی:

در رویکرد سیستمی اهداف نهائی مورد غفلت واقع نمی شوند بلکه اهداف در یک مجموعه از معیارهایی بسیار پیچیده به عنوان یک جزء مورد توجه قرار می گیرند.

بنابراین رویکرد سیستمی به نتایج معین شده بیش از وسائل و امکانات نیل به آنها تأکید نمی کند.

 

مفروضات رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی نسبت به اثر بخشی چنین اظهار می دارد که :

1-     سازمانها متشکل از قسمتهای فرعی مرتبط بهم هستند.

2-     اثر بخشی مستلزم آگاهی و تعاملات مؤثر با عوامل محیطی است.

3-     بقاء سازمان مستلزم ذخیرة مداوم منابع مورد نیاز است.

 

رویکرد سیستمی در عمل

بر عکس رویکرد نیل به هدف، رویکرد سیستمی بر وسائل و امکانات ضروری به منظور اطمینان از تداوم و بقاء با سازمان تأکید می ورزد.

 

مسائل و مشکلات رویکرد سیستمی

دو نقص عمده در رویکرد سیستمی وجود دارد.

1-     یکی موضوع سنجش اهداف است.

2-     آیا وسائل و امکانات نیل به هدف مهم هستند یا خیر؟

این انتقاد بر رویکرد سیستمی ممکن است وارد آید که بر وسائل و امکانات مورد نیاز برای تحقق اثر بخشی بجای خود اثر بخشی تأکید   می ورزد.

رویکردی که از جنبة کمی کردن اهداف، نسبت به دیگری از سهولت بیشتری برخورد است،‌رویکرد نیل به اهداف است.

ارزش عملی رویکرد سیستمی برای مدیران

1-     چنین مدیرانی کمتر مایل هستند، تصمیماتی را اتخاذ نمایند که بقاء بلند مدت سازمان را تهدید کرده ولی منافع کوتاه مدت آنها را تأمین کند.

2-     مضافاً، اینکه رویکرد سیستمی، آگاهی مدیران را از وابستگی متقابل فعالیتهای سازمان افزایش می دهد.

3-     مزیت دیگر رویکرد سیستمی، کاربری بودن آن در زمانی است که اهداف مبهم و یاسنجش پدیر نیستند.

 

رویکرد عوامل استراتژیک

جدیدترین دیدگاه ارائه شده در خصوص اثر بخشی سازمانی رویکرد عوامل استراتژیک است.

سازمانی اثر بخش است که خواسته های عوامل محیطی خود را که تداوم حیات سازمان مستلزم حمایت آنهاست، برآورده کند این رویکرد شبیه به نظریه سیستمی است، ولی تأکیدات متفاوتی را در بردارد.

هر دو رویکرد، وابستگی های متقابل (بین فعالیت های سازمان) را مد نظر داشته ولی نظریه عوامل استراتژیک بر همه سازمان تأکید ندارد. این دیدگاه صرفاً می خواهد خواسته های کسانی را که در محیط سازمان قرار داشته و می توانند بقاء سازمان را تهدید کنند، ارضاء نماید.

 

مفروضات رویکرد عوامل استراتژیک

جائی که صاحبان منافع برای تسلط بر منابع با هم رقابت می کنند، سازمانها، «عرصه های سیاسی» قلمداد می شوند. در چنین حالتی اثر بخشی سازمانی عبارتست از ارزیابی یک سازمان در خصوص اینکه چگونه بطور موفقیت آمیزی خواسته­های این افراد کلیدی را که بقاء سازمان متکی به آنهاست برآورده می کند. علاوه بر این، استعاره«عرصه سیاسی» چنین فرض می کند که هر سازمان ذینفع های متعددی دارد که هر کدام از درجات مختلفی از قدرت برخوردار بوده و همچنین هر کدام ازآنها برای رسیدن به خواسته های خود تلاش می کنند.

 

رویکرد عوامل استراتژیک در عمل

1-     عوامل کلیدی مهم و مؤثر در بقای سازمان را تعیین کند.

2-     قدرت نسبی هر کدام را مورد ارزیابی قرار داد.

3-     گام سوم تعیین انتظارات این عوامل از سازمان است.

 

مسائل و مشکلات رویکرد عوامل استراتژیک

1-  تعیین عوامل استرتژیک در یک محیط خیلی بزرگ در سخن ساده بنظر می آید، ولی تحقق آن در عمل دشوار است.

2-   چیزی این عوامل را نسبت به دیگر عواملی که از اهمیت استراتژیک کمتری برخورداند متمایز می سازد؟

3-     نهایتاً اینکه تعیین انتظاراتی که عوامل استراتژیک از مؤسسه دارند خود نوعی مشکل ایجاد می کند.

فایدة عملی رویکرد عوامل استراتژیک برای مدیران

اگر برای یک سازمان، بقاء مهم است پس بر مدیران فرض است که دقیقاً درک کنند بقاء سازمان متکی به چه کسانی است. با عملی کردن رویکرد عوامل استراتژیک احتمال این امر را که مدیران ناخود آگاه، اقدام به نادیده گرفتن گروه صاحب قدرتی نمایند،‌کاهش می دهد.

 

رویکرد ارزشهای رقابتی

موضوع اصلی مورد تأکید رویکرد ارزشهای رقابتی این است که معیارهایی که شما در ارزیابی اثر بخشی سازمان برای آنها ارزش قائل بوده و مورد استفاده قرار می دهید (از قبیل نرخ بازگشت سرمایه گذاری، سهم بازار، نوآوری در محصولات، امنیت شغلی) متکی به این است که شما چه کسی بوده و چه منافعی را مد نظر دارید.

در یک کلاس سی نفری شما باید انتظار داشته باشید که ارزیابی هر دانشجو از استادش نسبت به ارزیابی سایر هر دانشجو از دانشجویان همان استاد، کاملاً متفاوت باشد

 

مفروضات رویکرد رقابتی

1-     برای ارزیابی اثر بخشی سازمانی بهترین معیار وجود ندارد.

2-     نه هدف واحدی وجود دارد که افراد بتوانند روی آن توافق کنند.

3-     نه بر اهداف مرجح بر سایر اهداف، اجماع کلی وجود دارد.

4-   مفهوم اثر بخشی، فی النفسه مفهومی ذهنی است و اهدافی که یک ارزیاب انتخاب می کند متکی به ارزشهای شخصی، ترجیحات و منافع فردی است.

رویکرد ارزشهای رقابتی استدلال می کند که عناصر مشترکی وجود دارند که در هر فهرستی از معیارهای اثر بخشی قرار گرفته می توانند به شیوه ای با هم ترکیب شده و مجموعه ای از ارزشهای رقابتی را ایجاد کنند .

 

رویکرد ارزشهای رقابتی در عمل

سه دسته اساسی از ارزشهای رقابتی:

1-     دسته نخست، انعطاف پذیری در مقابل کنترل است.

2-   دسته دوم به این مسئله اشاره دارد که آیا باید تأکیدی روی رفاه (سلامتی و خوشبختی) و بهسازی افراد سازمان صورت گیرد یا اینکه بهسازی سازمان را باید بیشتر مد نظر قرار داد.

3-   سومین دسته ارزشها به وسائل و امکانات سازمانی در مقابل نتایج نهایی سازمان مرتبط است. اولی به فرایندهای درونی سازمان در بلند مدت و دومی به نتایج نهائی کوتاه مدت تأکید می کند.

نمودار آمیبی شکل اطلاعاتی راجع به اینکه چگونه یک عامل کلیدی یا مجوعه ای از آن ها عملکرد سازمان را بر اساس معیارهای هشتگانه اثر بخشی ارزیابی می کنند، ارائه می دهد.

یکی از عوامل تعیین کننده مهم که معین می کند مدیریت باید به چه میزانی به هر کدام از عوامل توجه کند، مرحله ای است که سازمان در چرخه حیات خود در آن قرار دارد.

در مرحله کار آفرینی                  مدل سیستم باز

 

در مرحله انجام اولیه                    مدل روابط انسانی

 

در مرحله رسمیت و کنترل            مدل فرایند داخلی و مدل هدف عقلائی

 

مسائل و مشکلات رویکرد ارزشهای رقابتی

چون مدل ارزشهای رقابتی، هم نتایج نهائی و هم وسائل و امکانات نیل به آنها را در بردارد،‌لذا عاری از مشکلات موجود در رویکرد نیل به هدف و رویکرد سیستمی است.

 

در مرحله انسجام ساختار (پیچیدگی)              انعطاف پذیری

 

در مرحله افول             سیستم باز

  
نویسنده : رحیم فرضی پور ; ساعت ۱:٠٤ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/٤/۱٩